Hvad er onboarding?
Onboarding dækker tiden fra kontrakten er underskrevet, til den nye medarbejder kan sit job og føler sig som en del af stedet. Det er mere end første dag: introduktion til kultur og værdier, praktiske systemer, regler og sikkerhed, og den faglige oplæring i selve jobbet. Tiden før første dag kaldes ofte preboarding.
Hvorfor er onboarding vigtigt?
Den første tid afgør, hvor hurtigt en ny medarbejder bliver selvkørende, og om vedkommende bliver. Et uklart forløb koster dobbelt: kollegerne bruger tid på at forklare det samme igen og igen, og den nye lærer forskellige versioner afhængigt af, hvem der tager imod.
Sådan bygger du et onboarding-program
- Kortlæg, hvad alle nye skal vide. Skel mellem det, der er ens for alle (kultur, regler, systemer), og det, der er specifikt for rollen.
- Del det i faser. Fx før start, første dag, første uge og de første måneder. Hver fase får sine mål.
- Vælg, hvad der skal være personligt, og hvad der kan være digitalt. Se næste afsnit.
- Giv ansvaret til navngivne personer. Leder, buddy og HR ved, hvad de skal gøre hvornår.
- Mål, om det virker. Gennemførelse af de digitale moduler, en kort evaluering efter første måned og tidlige opsigelser.
Hvad skal være digitalt, og hvad skal være personligt?
| Bedst digitalt | Bedst personligt |
|---|---|
| Det, der er ens for alle: værdier, historie, regler, sikkerhed og compliance | Velkomst, relationer og forventninger til den enkelte |
| Det, der skal kunne dokumenteres: gennemførelse og tests | Sparring om opgaver og feedback |
| Det, der skal ses igen: systemer, procedurer og arbejdsgange | Kulturen, som den leves i hverdagen |
Den digitale del frigør tid til det personlige. Lederen behøver ikke gennemgå sikkerhedsreglerne for tiende gang, og den nye kan se videoen igen, når der er brug for det.
Sådan laver du den digitale del
- Korte videoer frem for lange slides. Animerede læringsvideoer på 1–3 minutter forklarer én ting ad gangen.
- Quizzer med formål. Et par spørgsmål efter hvert emne viser, om budskabet er forstået, og dokumenterer gennemførelse.
- Leveret i jeres LMS (Learning Management System). Som SCORM eller xAPI, så HR kan følge, hvem der har gennemført.
- Samme udtryk hele vejen. Et fælles visuelt udtryk gør forløbet genkendeligt og nemt at udvide.
Eksempler fra vores arbejde
- Compass Group: Et samlet digitalt onboarding-program, som næsten 300 medarbejdere har gennemført. Se casen
- OnlinePOS: E-læringsmoduler og videoer, der giver ensartet onboarding af både kunder og medarbejdere på tværs af lokationer. Se casen
Det har vi lært
- Lav en konkret plan, før produktionen starter. Ellers ender projektet med mange feedbackrunder bagefter.
- Vælg format efter, hvor tit indholdet skal opdateres. Flotte videoer klippet i et engagerende tempo virker godt, men de er besværlige at opdatere. Indhold, der ændrer sig ofte, er nemmere at vedligeholde som animation eller tekst med billeder.
- Tænk sprog ind fra starten. Skal forløbet bruges på mange sprog, kan speak løses med AI. Det er meget tungere at hyre en speaker pr. sprog.
Sådan forbereder I jer
- Jeres egne tanker om indholdet: hvilke materialer den nye medarbejder skal have, og i hvilken rækkefølge.
- En fagperson, der godkender: den person, der skal sige god for den viden, forløbet formidler.
- Et kritisk blik på problemet: er e-læring faktisk løsningen? Nogle gange skyldes problemet dårlig indretning, et dårligt workflow eller andet, som e-læring ikke løser.
Vi kan gå ind i processen fra forskellige udgangspunkter, så I behøver ikke have det hele på plads på forhånd.
Typiske fejl i digital onboarding
- Fageksperten skal også producere formidlingen. Faglig viden og formidling er to forskellige kompetencer.
- Indholdet bliver ikke skåret til. Så bliver det for langt, tungt og teknisk.
- Didaktikken mangler. Glemselskurven og fastholdelse af viden over tid bliver ikke tænkt ind. Der testes kun lige efter, at medarbejderen har været igennem indholdet.
- Viden forveksles med kompetence. Målet er, at folk handler anderledes, men forløbet bygges og måles kun på tilegnet viden. Det er sjældent nok til at sige, at adfærden også er ændret.
Tjekliste til onboarding af nye medarbejdere
- Udstyr, adgang og kontrakt klar før første dag
- Velkomst og plan for første uge sendt på forhånd
- Buddy eller fast kontaktperson udpeget
- Digitale moduler om kultur, regler og systemer klar i LMS
- Faglig oplæring planlagt med mål for de første måneder
- Opfølgningssamtale efter første måned
- Gennemførelse og feedback målt
